1.Situatie

In MYPRODUCT9 am detaliat cum in anul 2005 in calitate de Brand Manager am fost creatorul primului maraton DHL, un eveniment corporativ de traditie care ajunge in 2018 la editia cu numarul 9. Din aceasta pozitie am avut responsabilitatea deplina a organizarii unui proiect BTL extrem de complex din punct de vedere logistica, eveniment care obligatoriu trebuia sa fie o reusita deplina deoarece implica numele si reputatia companiei in fata propriilor clienti, a publicului larg si a colegilor DHL din alte tari care au venit in numar mare sa participe la maraton.

Un factor critic care asigura potentialul succes il reprezenta partenerul cu care sa dezvoltam si sa implementam evenimentul.

In acest context am facut un pitch (licitatie) in care am invitat sa participe agentia de publicitate de retea cu care DHL colabora in mod traditional la momentul respectiv si o agentie specializata in evenimente BTL pe nume Prospero.

Agentia Prospero a fost desemnata castigatoarea licitatiei, ocupandu-se de implementarea acestui complex eveniment btl.

2.Tema

In prezentul articol voi explica de ce alegerea unui partener potrivit pentru implementarea unor proiecte reprezinta o decizie strategica in asigurarea succesului pentru respectivul proiect.

3.Actiune

Conceptul initial al evenimentului se baza pe urmatorii vectori:

-maratonul se derula in Brasov cu start si sosire in Piata Sfatului

-la maraton participau alergatori individuali si echipe

-dupa terminarea evenimentului sportiv, Vama Veche sustinea un concert special in fata participantilor la eveniment si a publicului larg

-la finalul evenimentului era programata o cina festiva pentru colaborari, parteneri, clienti

Din punct de vedere logistic intreg evenimentul era centrat pe Brasov si ma refer aici la:

-autorizatii pentru traseul maratonului, concert (primarie, politie rutiera etc)

-rezervari pentru cazarea participantilor, organizatorilor, clientilor

-punctele de schimb pentru alergatorii din echipe

-scena speciala pentru sustinerea concertului Vama Veche

-campania de promovare

-suportul autoritatilor (politie rutiera, salvare, paza)

Cand eram foarte aproape de finalizarea organizarii evenimentului, gata sa dam startul campaniei de promovare, din ratiuni pe care nu le voi detalia a trebuit sa schimbam locatia centrala a evenimentului.

4.Rezultate

Daca anterior am avut cateva luni pentru organizarea evenimentului, din cauza acestei situatii agentia de btl a trebuit sa se adapteze si sa organizeze integral un eveniment nou in doar cateva saptamani.

Astfel din punct de vedere logistic evenimentul s-a transformat dupa cum urmeaza:

-locatie centrala in Poiana Brasov

-traseu de alergare cu start in Predeal si sosire in Poiana Brasov via Rasnov

-noi autorizatii pentru noul traseu (consiliu judetean, politie rutiera)

-noi rezervari pentru cazare

-noi puncte de schimb pentru alergatori, inclusiv microbuze speciale pentru transportul alergatorilor din Poiana Brasov la punctele de schimb si viceversa

-alta scena, alta locatie pentru concertul Vama Veche

-obtinerea din nou a suportului autorizatilor (politie rutiera, salvare, consiliu judetean, paza) pentru un nou traseu si o noua locatie

-adaptarea campaniei de promovare pe noile coordonate.

Avand experienta extinsa in proiecte btl, agentia Prospero a dovedit ca poate sa schimbe din mers intregul eveniment asigurand prin capabilitatile sale logistice succesul primul maraton DHL.

5.Concluzii

Evenimentele btl implica un anumit grad de incertitudine sau surprize, motiv pentru care este recomandabil sa colaborezi cu parteneri specializati in realizarea unor astfel de proiecte.

Avand experienta anterioara a evenimentelor btl organizate pentru Cosmorom, am constientizat cat de important este ca pentru maratonul DHL sa avem ca partener o agentie btl specializata, decizia de colaboare cu Prospero dovedindu-se in contextul sus mentionat una extrem de inspirata si care a contribuit in mod direct la reusita finala a evenimentului.

Atunci cand dezvoltati proiecte, initiative asigurati-va ca aveti partenerul potrivit pentru implementarea acestora. Succesul proiectului depinde in mod semnificativ si de decizia voastra de a lucra cu Y sau X.

Notificare: MYPRODUCT reflecta experienta si expertiza mea profesionala reala cat si subiectivismul meu. Manifest un profund respect fata de toate companiile cu care am colaborat si fata de toate persoanele cu care am lucrat. Nu este in intentia mea sa abordez nicio informatie sensibila, confidentiala sau ofensatoare privitoare la companii, proiecte sau persoane. Daca tu cititorule deduci sau recunosti companii, proiecte sau persoane in exemplele mele, te rog cu gentilete sa respecti MYPRODUCT si abordarea mea profesionala si etica si sa nu furnizezi detalii informatii, situatii, nume, companii.